Samochód firmowy - jak rozliczać koszty użytkowania?

Samochód firmowy - jak rozliczać koszty użytkowania?

Użytkowanie samochodu służbowego jest dla pracownika formą profitu wykraczającego poza standardowe wynagrodzenie. Dla wielu jest oznaką prestiżu i wysokiego stanowiska w hierarchii. Tymczasem korzystanie z tego środka lokomocji wymaga odpowiedniego rozliczenia. Jak należy wyliczać koszty użytkowania pojazdu przez pracownika i kiedy należy to robić? Te i inne zagadnienia postaramy się przybliżyć w niniejszym artykule.

 

Auto służbowe wykorzystywane do przejazdów prywatnych – zawiłości

Na forach internetowych i stronach tematycznych można zauważyć jeden najważniejszy problem w zakresie przepisów. Dotyczy on tego, jak należy interpretować sytuację, w której pracownik używa samochodu służbowego do podróży prywatnych.

Zagadnienie to było wielokrotnie dyskutowane, a ustawodawcy zmieniali w tym zakresie przepisy obowiązującego prawa. Należało bowiem ustalić cenę, jaką pracownik musi zapłacić za korzystanie z pojazdu. Różnorakie zawiłości prowadziły jednak do tego, że w rezultacie ciężko było ujawnić właściwe dane do celów podatkowych.

 

Nowe rozwiązania

Niemal co roku wprowadzane były inne regulacje, które dotyczyły tego problemu. Z czasem wprowadzono zapisy, wedle których pracownik musi uiścić na rzecz pracodawcy określoną kwotę. To, ile zapłaci za używanie auta, zależeć ma od pojemności jego silnika. Zgodnie z tym używanie samochodu z jednostką napędową o objętości 1600 centymetrów sześciennych wiąże się z opłatą 250 złotych miesięcznie.

Powyżej tej pojemności należy zapłacić 400 złotych w ciągu miesiąca. Trzeba przy tym pamiętać, że każdy dzień korzystania z pojazdu do celów prywatnych wiąże się z opłatą w wysokości 1/30 każdej ze wspomnianych kwot. Finalnie więc płaci się za każdy kolejny dzień, gdy auto używane jest w celach prywatnych. W ten sposób uzyskano jasne i precyzyjne przepisy dotyczące tego, jak rozliczać używanie samochodów należących formalnie do firmy. W toku prac nad przepisami pojawiło się jednak jeszcze jedno zagadnienie.

 

Ryczałt za paliwo – jak rozliczać?

Eksperci zajmujący się prawem stwierdzili, że problemem z użyczeniem pojazdu nie jest tylko jego amortyzacja. Konieczne jest także rozliczanie z kosztów zakupionego paliwa. Dlatego właśnie ryczałtowy przychód dotyczy nie tylko wypożyczenia auta pracownikowi, lecz również kosztu zakupu paliwa. Różni interpretatorzy wielorako komentowali ten zapis. Nie wiadomo bowiem, czy koszty zakupionej benzyny stanowią opodatkowany przychód pracownika, czy należy interpretować je w inny sposób.

Eksperci wyjaśnili jednak, że konieczne byłoby obciążenie pracodawców prowadzeniem odpowiedniej ewidencji. W prowadzonej dokumentacji należałoby zaznaczać, kiedy auto było używane w celach prywatnych, a kiedy już na poczet wykonywanej pracy. Dlatego większość właścicieli firm uznała, że to pracownik powinien ponosić wszelkie koszty związane z zakupem paliwa. Później kilkukrotnie zmieniano stanowisko.

Spór został rozstrzygnięty w chwili, gdy Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu wydał orzeczenie. Zgodnie z nim nie jest konieczne to, by koszty paliwa doliczane były do przychodu pracownika. Późniejsze spory dotyczyły też kolejnych stwierdzeń pojawiających się w uzasadnieniu, jednak konkluzja pozostała ta sama. W związku z tym należy uznać, że przepisy nie regulują jasno tego, jak należy rozliczać koszty użytkowania.

 

Różne praktyki

Niektórzy pracodawcy decydowali się na to, aby w umowach zawartych z pracownikami zapisano informację, że nie zezwala się na prywatne używanie samochodu służbowego. Takie działanie nie zdaje jednak, jak się okazuje, egzaminu. Nie wiadomo bowiem, kto miałby prowadzić kontrolę, która stwierdzałaby stosowanie się do tych zapisów.

Niektórzy właściciele firm wprowadzają też limit kilometrów, które mogą być pokonane w celach prywatnych. Jeszcze inni proponowali, by pracownik wpłacał część kwoty należnej za opłacanie auta w leasingu. Byli i tacy, którzy sugerowali jeszcze inne sposoby rozliczania się z pracownikiem. Z tej różnorodności wynika jednak, że brakuje jednoznacznych przepisów. Każdy stosuje zatem swoje własne regulacje.

Okazuje się, że zawiłości opisane w artykule powinny być regulowane przy pomocy wewnętrznych zasad obowiązujących w firmie. To jedyny sposób na to, by móc korzystać z aut służbowych bez konieczności tłumaczenia przed pracownikami urzędu skarbowego. Ważne jest przy tym jedynie to, aby ustalone opłaty nie naruszały ogólnie przyjętych wysokości opłat za wynajem. Wtedy uniknie się konfliktu z organami odpowiadającymi za przeprowadzanie kontroli skarbowych.

Natomiast sprawę użytkowania prywatnego samochodu dla celów służbowych świetnie  rozwiązuje aplikacja internetowa e-kilometrowka.pl, która w prosty sposób umożliwia ewidencjonowanie przebiegu kilometrów tegoż pojazdu. 


Sprawdź i porównaj produkty w temacie na www.cenowe.pl

  • 27.04.2017